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Logiciel gratuit qui permet de suivre sa comptabilité et sa facturation en ligne.

Créé en 2008 par les Ateliers du Bocage(ADB), entreprise d’insertion du mouvement Emmaüs, en partenariat avec le réseau international TechSoup, le programme permet aux associations de bénéficier de licences et outils numériques distribués à tarifs solidaires.

Logiciel libre destiné principalement aux très petites associations, Bénévalibre permet de comptabiliser facilement le temps de bénévolat, afin d’en permettre la valorisation ultérieure dans la comptabilité.

Le fait que l’association exerce, dans la grande majorité des cas, une « activité désintéressée », ne doit pas occulter la nature de la relation salariale qui s’instaure entre l’employeur et son salarié. Le Code du travail ne connaît pas de différence entre l’employeur de l’économie classique et l’employeur de l’économie sociale. Les deux sont soumis à un même cadre légal, c’est-à-dire au Code du travail, aux accords collectifs négociés entre les partenaires sociaux, au contrat de travail signé entre les parties, aux usages de la profession ou encore aux usages locaux (notamment en Alsace-Moselle).

L’employeur associatif bénéficie, au même titre que tout autre employeur, du pouvoir disciplinaire. Il est également soumis aux mêmes obligations en termes de respect de la règlementation du travail.

♦ Les 5 formalités obligatoires lors de la première embauche :
La demande d’immatriculation est obligatoire dans le cas d’une embauche d’un salarié.
S’il s’agit du premier salarié, l’association devra s’immatriculer auprès de l’URSSAF grâce à la déclaration M0 (zéro). Cette dernière permettra notamment d’attribuer un code NAF et un numéro de SIRET par l’INSEE.

⇒ Qu’est-ce que le numéro SIRET ? Il s’agit d’un numéro national d’identification, attribué à l’association par l’INSEE dans le cadre du système national d’identification et du répertoire national des entreprises et de leurs établissements (Sirene). Le numéro national se décline pour l’entreprise (SIREN) et pour l’établissement (SIRET).

⇒ Qu’est-ce que le code NAF ? Le code NAF (nomenclature des activités françaises), attribué par l’INSEE, correspond à l’ancienne APE (Activité Principale Exercée, révisée en 2008) pour les entreprises et les établissements. Il devient obligatoire lors d’une embauche de salarié.

Avant toute embauche d’un salarié, il vous faut procéder à la déclaration préalable à l’embauche (anciennement déclaration unique d’embauche (DUE)) auprès de l’URSSAF. Cette déclaration est une obligation : des sanctions, notamment pénales, sont prévues pour l’employeur qui ne la remplit pas.

En remplissant la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur accomplit en même temps les formalités d’embauche suivantes :

  • La déclaration de première embauche dans un établissement
  • La demande d’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale
  • La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail
  • La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire
  • La déclaration des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) sur support papier.

La DPAE est à réaliser auprès de l’URSSAF dont dépend l’établissement qui embauche le salarié (service déclaration d’embauche). Elle peut être faite de façon simple, rapide et sécurisée par voie informatique par échange de formulaire informatisé avec l’URSSAF, via son site Internet (Cerfa n°10563*03). L’employeur peut aussi la réaliser par Internet : https://www.net-entreprises.fr.

La DPAE doit être remplie 8 jours au plus tôt avant l’embauche et ce, jusqu’à la veille du 1er jour de travail.

 

Autres formalités :

  • affiliation au régime d’assurance chômage : dans les deux mois de l’embauche du premier salarié pour la demande (UNEDIC)
  • déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire : avant l’embauche ou au plus tard avant la fin de la période d’essai .

Établi par l’employeur, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail. Le registre doit être conservé dans l’entreprise cinq ans après le départ du salarié. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Tout employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations utilisant le chèque emploi associatif.

Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié :

  • Nom et prénom
  • Nationalité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Emploi
  • Qualification
  • Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  • Type de contrat

Par ailleurs, si le salarié est embauché comme « apprenti », en « contrat de professionnalisation », en « contrat à durée déterminée », comme « travailleur à temps partiel », « travailleur temporaire » ou encore « mis à disposition par un groupement d’employeurs », cette mention doit être portée suivant la situation de ce dernier, ainsi que le nom et l’adresse de la structure tierce (entreprise temporaire, groupement d’employeurs, …).

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique d’embauche.

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre, qui peut être sur papier ou informatique.

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté ; Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter d’une amende d’un montant pouvant aller jusqu’à 3 750 € par salarié concerné.

⇒ Code du travail : Articles L1221-13 à L1221-15

Depuis 2017, l’ancienne visite médicale d’embauche a été remplacée par la visite d’information et de prévention. Il s’agit dorénavant d’un entretien au cours duquel le salarié est interrogé sur son état de santé et est informé sur les risques liés à son activité ainsi que sur les moyens de prévention à mettre en œuvre. La visite est réalisée par un médecin, un interne en médecine ou un infirmier. Elle doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent le début du travail. A l’issue de l’entretien, le médecin établit le dossier médical du salarié qui sera complété après chaque examen ultérieur.

Avant 2017, le salarié devait passer une visite médicale périodique tous les deux ans. Il doit désormais passer une autre visite dans le délai maximal de 5 ans après sa première visite. Ce délai limite est toutefois réduit à trois ans pour les travailleurs handicapés, les travailleurs de nuit et les titulaires d’une pension d’invalidité.

La visite d’information et de prévention doit être réalisée au plus tard avant l’expiration de la période d’essai ; une adhésion au service de médecine du travail le plus proche du lieu de travail de l’association est donc nécessaire. Puis, c’est à l’employeur d’entrer en contact avec le service pour définir une date et une plage horaire de rendez-vous les mieux adaptées à l’emploi du temps.

La visite d’information et de prévention doit être réalisée pendant le temps de travail. La visite a pour but, entre autres, de s’assurer que le salarié est médicalement apte au poste de travail auquel l’association envisage de l’affecter. A l’issue de la visite, le médecin du travail établit une fiche d’aptitude en double exemplaire, l’un pour le salarié et l’autre pour l’employeur qui le conserve.

Enfin, tout salarié doit bénéficier d’un examen par le médecin du travail après :

  • une absence pour cause de maladie professionnelle ;
  • un congé de maternité ;
  • une absence d’au moins trente jours pour cause d’accident du travail, pour cause de maladie ou d’accident non professionnel ;
  • en cas d’absences répétées pour raisons de santé.

Tout salarié peut également bénéficier d’un examen médical à sa demande, et ce sans qu’il puisse être sanctionné par son employeur.

En cas de manquement à l’organisation de visites médicales obligatoires, un employeur est passible d’une amende de 5ème classe (1 500 €). De même, tout salarié qui ne se présente pas à un contrôle médical peut se voir licencié.

Les structures employeurs sont tenues de créer et de tenir à disposition un document unique d’évaluation des risques professionnels qui pèsent sur leurs employés. Il s’agit d’un support papier ou numérique qui expose l’analyse des risques auxquels sont soumis les salariés de l’association. Un inventaire des risques sur les lieux de travail doit donc être réalisé : il doit identifier les dangers potentiels susceptibles de causer un dommage pour la santé, liés à un équipement, à la configuration des locaux, à une méthode de travail, au stockage de certains produits, etc.

Le document unique doit être mis à jour tous les ans ou lors de toute décision d’aménagement important (nouvel équipement, changement de l’organisation du travail, etc.)

♦ Les différentes cotisations :
Prendre contact avec un organisme de retraite complémentaire.

⇒ Portail d’information sur la retraite complémentaire (cadres et non cadres) : www.agirc-arrco.fr

  • Toute association, quelle que soit sa taille, doit participer au financement de la formation professionnelle de ses salariés. Jusqu’au 31 décembre 2018, elle versait une contribution auprès de son OPCA (organisme paritaire collecteur agréé), déterminé par sa branche d’appartenance. Depuis le 1er janvier 2019 et la réforme de la formation professionnelle, les OPCO (Opérateurs de compétences) ont remplacé les OPCA. Ils continueront à collecter les contributions jusqu’au 31 décembre 2020. Ensuite, celles-ci seront prélevées par l’URSSAF et gérées par un nouvel organisme d’État dénommé France compétences.

La contribution est calculée en fonction de la masse salariale annuelle brute soumise à cotisations de sécurité sociale (montant indiqué sur la Déclaration Sociale Nominative). Elle finance :

  • l’alternance
  • le conseil en évolution professionnelle
  • le développement des compétences des salariés des entreprises de moins de 50 salariés
  • le compte personnel de formation (CPF)
  • la formation des demandeurs d’emploi

La convention collective, dont relève votre association, désigne votre OPCO ainsi que le taux de contribution due au titre de la formation professionnelle. En cas de doute sur la couverture de votre objet social par une convention collective, contactez l’Inspection du Travail. Si vous ne relevez d’aucune convention collective, vous êtes libre de choisir votre OPCO.

Dans notre secteur, vous releverez :

♦ Plus spécifiquement dans le secteur musical, consultez également le Guide à l’intention des établissements d’enseignement et de pratique musicale en milieu associatif et son complément dans lequel vous trouverez des exemples de contrats de travail.

A voir aussi :