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Formalités

Le fait que l’association exerce, dans la grande majorité des cas, une « activité désintéressée », ne doit pas occulter la nature de la relation salariale qui s’instaure entre l’employeur et son salarié. Le Code du travail ne connaît pas de différence entre l’employeur de l’économie classique et l’employeur de l’économie sociale. Les deux sont soumis à un même cadre légal, c’est-à-dire au Code du travail, aux accords collectifs négociés entre les partenaires sociaux, au contrat de travail signé entre les parties, aux usages de la profession ou encore aux usages locaux (notamment en Alsace-Moselle).

L’employeur associatif bénéficie, au même titre que tout autre employeur, du pouvoir disciplinaire. Il est également soumis aux mêmes obligations en termes de respect de la règlementation du travail.

♦ Les 5 formalités obligatoires lors de la première embauche :

La demande d’immatriculation est obligatoire dans le cas d’une embauche d’un salarié.
S’il s’agit du premier salarié, l’association devra s’immatriculer auprès de l’URSSAF grâce à la déclaration M0 (zéro). Cette dernière permettra notamment d’attribuer un code NAF et un numéro de SIRET par l’INSEE.

⇒ Qu’est-ce que le numéro SIRET ? Il s’agit d’un numéro national d’identification, attribué à l’association par l’INSEE dans le cadre du système national d’identification et du répertoire national des entreprises et de leurs établissements (Sirene). Le numéro national se décline pour l’entreprise (SIREN) et pour l’établissement (SIRET).

⇒ Qu’est-ce que le code NAF ? Le code NAF (nomenclature des activités françaises), attribué par l’INSEE, correspond à l’ancienne APE (Activité Principale Exercée, révisée en 2008) pour les entreprises et les établissements. Il devient obligatoire lors d’une embauche de salarié.

Avant toute embauche d’un salarié, il vous faut procéder à la déclaration préalable à l’embauche (anciennement déclaration unique d’embauche (DUE)) auprès de l’URSSAF. Cette déclaration est une obligation : des sanctions, notamment pénales, sont prévues pour l’employeur qui ne la remplit pas.

En remplissant la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur accomplit en même temps les formalités d’embauche suivantes :

  • La déclaration de première embauche dans un établissement
  • La demande d’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale
  • La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail
  • La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire
  • La déclaration des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) sur support papier.

La DPAE est à réaliser auprès de l’URSSAF dont dépend l’établissement qui embauche le salarié (service déclaration d’embauche). Elle peut être faite de façon simple, rapide et sécurisée par voie informatique par échange de formulaire informatisé avec l’URSSAF, via son site Internet (Cerfa n°10563*03). L’employeur peut aussi la réaliser par Internet : https://www.net-entreprises.fr.

La DPAE doit être remplie 8 jours au plus tôt avant l’embauche et ce, jusqu’à la veille du 1er jour de travail.

Autres formalités :

  • affiliation au régime d’assurance chômage : dans les deux mois de l’embauche du premier salarié pour la demande (UNEDIC)
  • déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire : avant l’embauche ou au plus tard avant la fin de la période d’essai .

Établi par l’employeur, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail. Le registre doit être conservé dans l’entreprise cinq ans après le départ du salarié. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Tout employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations utilisant le chèque emploi associatif.

Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié :

  • Nom et prénom
  • Nationalité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Emploi
  • Qualification
  • Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  • Type de contrat

Par ailleurs, si le salarié est embauché comme « apprenti », en « contrat de professionnalisation », en « contrat à durée déterminée », comme « travailleur à temps partiel », « travailleur temporaire » ou encore « mis à disposition par un groupement d’employeurs », cette mention doit être portée suivant la situation de ce dernier, ainsi que le nom et l’adresse de la structure tierce (entreprise temporaire, groupement d’employeurs, …).

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique d’embauche.

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre, qui peut être sur papier ou informatique.

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté ; Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter d’une amende d’un montant pouvant aller jusqu’à 3 750 € par salarié concerné.

⇒ Code du travail : Articles L1221-13 à L1221-15

Depuis 2017, l’ancienne visite médicale d’embauche a été remplacée par la visite d’information et de prévention. Il s’agit dorénavant d’un entretien au cours duquel le salarié est interrogé sur son état de santé et est informé sur les risques liés à son activité ainsi que sur les moyens de prévention à mettre en œuvre. La visite est réalisée par un médecin, un interne en médecine ou un infirmier. Elle doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent le début du travail. A l’issue de l’entretien, le médecin établit le dossier médical du salarié qui sera complété après chaque examen ultérieur.

Avant 2017, le salarié devait passer une visite médicale périodique tous les deux ans. Il doit désormais passer une autre visite dans le délai maximal de 5 ans après sa première visite. Ce délai limite est toutefois réduit à trois ans pour les travailleurs handicapés, les travailleurs de nuit et les titulaires d’une pension d’invalidité.

La visite d’information et de prévention doit être réalisée au plus tard avant l’expiration de la période d’essai ; une adhésion au service de médecine du travail le plus proche du lieu de travail de l’association est donc nécessaire. Puis, c’est à l’employeur d’entrer en contact avec le service pour définir une date et une plage horaire de rendez-vous les mieux adaptées à l’emploi du temps.

La visite d’information et de prévention doit être réalisée pendant le temps de travail. La visite a pour but, entre autres, de s’assurer que le salarié est médicalement apte au poste de travail auquel l’association envisage de l’affecter. A l’issue de la visite, le médecin du travail établit une fiche d’aptitude en double exemplaire, l’un pour le salarié et l’autre pour l’employeur qui le conserve.

Enfin, tout salarié doit bénéficier d’un examen par le médecin du travail après :

  • une absence pour cause de maladie professionnelle ;
  • un congé de maternité ;
  • une absence d’au moins trente jours pour cause d’accident du travail, pour cause de maladie ou d’accident non professionnel ;
  • en cas d’absences répétées pour raisons de santé.

Tout salarié peut également bénéficier d’un examen médical à sa demande, et ce sans qu’il puisse être sanctionné par son employeur.

En cas de manquement à l’organisation de visites médicales obligatoires, un employeur est passible d’une amende de 5ème classe (1 500 €). De même, tout salarié qui ne se présente pas à un contrôle médical peut se voir licencié.

Les structures employeurs sont tenues de créer et de tenir à disposition un document unique d’évaluation des risques professionnels qui pèsent sur leurs employés. Il s’agit d’un support papier ou numérique qui expose l’analyse des risques auxquels sont soumis les salariés de l’association. Un inventaire des risques sur les lieux de travail doit donc être réalisé : il doit identifier les dangers potentiels susceptibles de causer un dommage pour la santé, liés à un équipement, à la configuration des locaux, à une méthode de travail, au stockage de certains produits, etc.

Le document unique doit être mis à jour tous les ans ou lors de toute décision d’aménagement important (nouvel équipement, changement de l’organisation du travail, etc.)

♦ Les différentes cotisations :

Prendre contact avec un organisme de retraite complémentaire.

⇒ Portail d’information sur la retraite complémentaire (cadres et non cadres) : www.agirc-arrco.fr

  • Toute association, quelle que soit sa taille, doit participer au financement de la formation professionnelle de ses salariés. Jusqu’au 31 décembre 2018, elle versait une contribution auprès de son OPCA (organisme paritaire collecteur agréé), déterminé par sa branche d’appartenance. Depuis le 1er janvier 2019 et la réforme de la formation professionnelle, les OPCO (Opérateurs de compétences) ont remplacé les OPCA. Ils continueront à collecter les contributions jusqu’au 31 décembre 2020. Ensuite, celles-ci seront prélevées par l’URSSAF et gérées par un nouvel organisme d’État dénommé France compétences.

La contribution est calculée en fonction de la masse salariale annuelle brute soumise à cotisations de sécurité sociale (montant indiqué sur la Déclaration Sociale Nominative). Elle finance :

  • l’alternance
  • le conseil en évolution professionnelle
  • le développement des compétences des salariés des entreprises de moins de 50 salariés
  • le compte personnel de formation (CPF)
  • la formation des demandeurs d’emploi

La convention collective, dont relève votre association, désigne votre OPCO ainsi que le taux de contribution due au titre de la formation professionnelle. En cas de doute sur la couverture de votre objet social par une convention collective, contactez l’Inspection du Travail. Si vous ne relevez d’aucune convention collective, vous êtes libre de choisir votre OPCO.

Dans notre secteur, vous releverez :

♦ Plus spécifiquement dans le secteur musical, consultez également le Guide à l’intention des établissements d’enseignement et de pratique musicale en milieu associatif et son complément dans lequel vous trouverez des exemples de contrats de travail.

Écoles de musique associatives : points de vigilance dans la convention collective Eclat

  • La rémunération :

    L’article 1.4.3 de l’Annexe I, implique une rémunération fixe chaque mois, 12 mois sur 12, calculée en multipliant l’indice par la valeur du point et au prorata d’un temps plein pour le temps partiel. Il rend illégal tout calcul via un taux horaire, ce qui exclut de fait toute pratique de lissage ou annualisation.

  • Le contrat de travail :

    Le mode normal d’embauche est le CDI. Le CDD ne peut servir que dans des cas particuliers (remplacement/accroissement temporaire d’activité), le motif du recours au CDD doit être indiqué sur le contrat. En aucun cas un CDD ne peut servir de période d’essai. Le recours au CDI-Intermittent est totalement exclu pour nos professions, ainsi, bien évidemment, que le salariat déguisé (auto-entrepreneurs). Le contrat de travail doit être conforme aux textes normatifs de la  convention collective.

  • Le statut des enseignants :

    Selon l’art. 1.4.1 de l’annexe I, les salariés reçoivent la qualification de professeur s’il existe des cours et des modalités d’évaluation des acquis des élèves s’appuyant sur un programme permettant de mesurer leur progression et de passer d’un niveau à un autre.  Par conséquent, à partir du moment où il est demandé aux salariés d’évaluer leurs élèves (quelles que soient les modalités de cette évaluation – examens, auditions, contrôle continu, etc.), les salariés reçoivent la qualification de professeur (indice 265). Si il n’y a pas d’évaluations  afin de mesurer la progression, le contrat mentionne le statut d’animateur-technicien (indice 257), et indépendamment de leurs diplômes (DE, etc.)

Fiches « métier » musicien intervenant

Le CNCFMI, la FNAMI, la fédération des CMR, les Conservatoires de France et les Ministères de l’éducation nationale et de la culture ont co-construit deux fiches métiers à destination, l’un, des professeurs des écoles et l’autre, des employeurs de musiciens intervenants.
Travaux commencés en 2019, leur but est de présenter le métier de musicien intervenant. Un excellent outil pour tout MI au sein des écoles où il intervient et auprès des nombreuses structures avec lesquelles il travaille.

Réforme de la rémunération / classification : avenant 182

Les partenaires sociaux de la branche ÉCLAT (ex-animation) ont signé en octobre 2020 un avenant à la Convention Collective Nationale introduisant des évolutions significatives relatives au système de rémunération et à la classification devant prendre effet au 1er janvier 2022.

Vous trouverez ci-dessous, le texte de cet avenant, le Guide paritaire d’application de la branche et le Livret de parcours professionnel qui en découlent.

Cet avenant concerne tous les employeurs de la branche ECLAT (ex-animation) et s’impose à eux dès le 1er janvier 2022.

  • Documents à télécharger :

Négociations salariales

Dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire sur les salaires, les partenaires sociaux, au cours de la commission paritaire sectorielle spécifique ÉCLAT du 23 juin 2025, ont décidé de l’avenant suivant quant à l’évolution des salaires à compter du 1er janvier 2026.

En effet, d’une part conformément aux dispositions prévues par la clause de revoyure inscrite dans l’avenant n° 205 du 10 juillet 2025, si le taux d’inflation publié par l’Insee est supérieur à 1,50 % pour l’année 2025 les partenaires sociaux s’étaient engagés à rediscuter du montant de la valeur de point 1 (V1) prévus par le présent texte.

D’autre part, si la négociation salariale de la V1 a été conclue de manière pluriannuelle, la valeur de point 2 (V2) doit être négociée annuellement.

Au regard de l’inflation inférieure à 1,5 % constatée en janvier 2025, la V1 qui avait déjà été négociée dans le cadre de l’avenant n° 200 du 12 juillet 2023 n’a pas été réévaluée.

Ainsi, dans le cadre de ces négociations et au regard de la situation économique des structures et de la nécessité de faire évoluer les salaires des salariés au regard notamment de l’inflation, l’évolution de la valeur de point V2 a dû être mesurée.

Le présent avenant confirme la valeur de point V1 déjà négociée dans le cadre de la négociation pluriannuelle dans l’avenant n° 200 du 12 juillet 2023 et fixe la nouvelle valeur de point V2 à compter du 1er janvier 2026.

Montant des valeurs de points

À compter du 1er janvier 2026 :
– la valeur de point 1 (V1) est fixée à 7,23 €.
– la valeur de point 2 (V2) est fixée à 6,81 €. 

Avenant n° 208 du 23 juin 2025 relatif à la négociation salariale annuelle obligatoire

Hexopée nous informe que les partenaires sociaux ont conclu un nouvel avenant (n°213) revalorisant les minima conventionnels.
Ainsi, les valeurs de points évolueront à compter du 1er janvier 2027 comme suit :

  • Valeur de point 1 (V1) : 7,41 € (7,23 € depuis janvier 2026) ;
  • Valeur de point 2 (V2) : 6,84 € (6,81 € depuis janvier 2026).

Dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire pour 2027, les partenaires sociaux se sont engagés à ouvrir une nouvelle négociation en juin 2027 aussi bien sur la V1 que sur la V2. Concernant la V2, il est convenu qu’elle ne pourra être à minima inférieure à 6,87 euros.

 
 
 

 

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Remboursement des frais de transport public

Le remboursement des frais de transport est obligatoire dès lors qu’un salarié souscrit un abonnement annuel ou mensuel pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Ceci soulève un questionnement de la part des employeurs des petites écoles de musique. En effet l’association doit rembourser 50% de l’abonnement alors que le salarié travaille 4 heures (2 heures hebdomadaires) dans le mois compte tenu des vacances d’emploi.
  • Réponse d’Héxopée :

    La loi prévoit le remboursement des abonnements de frais de transport public pour les temps partiels des animateurs techniciens et professeurs. Le remboursement de ces abonnements se fait en proratisant le mi-temps, à savoir :

    • le temps plein des professeurs étant à 24h, il faut donc retenir 12h pour le mi-temps
    • le temps plein des animateurs techniciens étant à 26h, , il faut donc retenir 13h pour le mi-temps

    Exemple :

    • coût de l’abonnement mensuel transport en commun : 44,60 €
    • Calcul : (coupon abonnement X 50% x horaire mensuel avec préparation) / heures à prendre en compte pour le mi-temps (12 pour les prof ou 13 pour les AT)
      • animateur technicien : (44,60 € X 50% X 8) /13 = 13,72€
      • professeur : (44,60€ X 50% X 8) /12= 14,86€

Médecine du travail

  • Le Code du travail prévoit:

    Article L4622-6

    Les dépenses afférentes aux services de prévention et de santé au travail sont à la charge des employeurs. Au sein des services communs à plusieurs établissements ou à plusieurs entreprises constituant une unité économique et sociale, ces frais sont répartis proportionnellement au nombre des salariés comptant chacun pour une unité.

    Au sein des services de prévention et de santé au travail interentreprises, les services obligatoires prévus à l’article L. 4622-9-1 font l’objet d’une cotisation proportionnelle au nombre de travailleurs suivis comptant chacun pour une unité. Les services complémentaires proposés et l’offre spécifique de services prévue à l’article L. 4621-3 font l’objet d’une facturation sur la base d’une grille tarifaire. Le montant des cotisations et la grille tarifaire sont approuvés par l’assemblée générale.

    Un décret détermine les conditions dans lesquelles le montant des cotisations ne doit pas s’écarter au delà d’un pourcentage, fixé par décret, du coût moyen national de l’ensemble socle de services mentionné à l’article L. 4622-9-1.

    Par dérogation aux deuxième et troisième alinéas du présent article, dans le cas des dépenses effectuées pour les journalistes rémunérés à la pige relevant de l’article L. 7111-3, pour les salariés relevant des professions mentionnées à l’article L. 5424-22 et pour ceux définis à l’article L. 7123-2, ces frais sont répartis proportionnellement à la masse salariale.

    Par dérogation aux deuxième et troisième alinéas du présent article, les dépenses du service de santé au travail des employeurs mentionnés à l’article L. 717-1 du code rural et de la pêche maritime sont couvertes selon les modalités prévues aux articles L. 717-2, L. 717-2-1 et L. 717-3-1 du même code.

    Chaque temps partiel compte donc pour une unité.

    CEPENDANT

    En cas de multi employeur, on ne comptera le salarié que chez un seul de ces employeurs.

    QUELS SONT LES SALARIÉS CONCERNÉS ?

    Va être concerné par cette possible mutualisation du suivi médical le salarié qui cumule les 3 critères suivants :

    1. Le salarié doit exécuter au moins deux contrats de travail, que ceux-ci soient à durée déterminée ou indéterminée ;
    2. • Dont les emplois concernés relèvent de la même catégorie socioprofessionnelle selon la nomenclature des professions et des catégories socioprofessionnelles des emplois salariés des employeurs privés et publics ;
    3. • Dont le type de suivi individuel de l’état de santé est identique pour les postes occupés dans le cadre des emplois visés au point 2 précédent. Seule la réunion de ces trois critères cumulatifs permet au salarié de bénéficier du suivi de l’état de santé mutualisé.

    Par exemple, pourront ainsi être concernés:

    • Le salarié animateur-technicien ou professeur encadrant des ateliers ou des cours ou bien encore l’encadrant/animateur sportif opérant chez plusieurs employeurs;
    • Le salarié formateur dispensant des formations pour le compte de plusieurs employeurs.

    En conséquence, si les critères ne sont pas remplis, chaque employeur doit assurer le suivi médical pour chaque contrat.

♦ A voir aussi :

Philharmonie de Paris - Cité de la musique

La Philharmonie de Paris – Cité de la musique fait un point exhaustif sur la règlementation applicable : cadres d’emploi et environnement juridique de l’enseignant ; les écoles de musique associatives : la convention collective de l’animation.

En savoir plus

Héxopée

Organisation professionnelle représentative dans les branches Eclat, Sport, TSF, HLA, elle représente et accompagne les employeurs de l’ESS.

La CMF siège au CA d’Héxopée.

En savoir plus

Associations culturelles employeuses : que cache ce phénomène en pleine explosion ?

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Enquête décennale sur les associations culturelles employeuses

Cette étude, menée auprès d’un échantillon représentatif de 800 associations, brosse le portrait d’un monde hétérogène, engagé dans des logiques de réciprocité, d’égalité et de solidarité et caractérisé par une effervescence et une dynamique créative sans précédent.
Au nombre de 30 000 en 2007, les associations culturelles employeuses sont plus de 40 000 en 2018, recensent 300 000 travailleur.se.s, 130 000 emplois en équivalents temps plein et représentent 7 milliards d’euros cumulés de budget.
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