L’association employeuse

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Le fait que l’association exerce, dans la grande majorité des cas, une « activité désintéressée », ne doit pas occulter la nature de la relation salariale qui s’instaure entre l’employeur et son salarié. Le Code du travail ne connaît pas de différence entre l’employeur de l’économie classique et l’employeur de l’économie sociale. Les deux sont soumis à un même cadre légal, c’est-à-dire au Code du travail, aux accords collectifs négociés entre les partenaires sociaux, au contrat de travail signé entre les parties, aux usages de la profession ou encore aux usages locaux (notamment en Alsace-Moselle).

L’employeur associatif bénéficie, au même titre que tout autre employeur, du pouvoir disciplinaire. Il est également soumis aux mêmes obligations en termes de respect de la règlementation du travail.

♦ Les 5 formalités obligatoires lors de la première embauche :
La demande d’immatriculation est obligatoire dans le cas d’une embauche d’un salarié.
S’il s’agit du premier salarié, l’association devra s’immatriculer auprès de l’URSSAF grâce à la déclaration M0 (zéro). Cette dernière permettra notamment d’attribuer un code NAF et un numéro de SIRET par l’INSEE.

⇒ Qu’est-ce que le numéro SIRET ? Il s’agit d’un numéro national d’identification, attribué à l’association par l’INSEE dans le cadre du système national d’identification et du répertoire national des entreprises et de leurs établissements (Sirene). Le numéro national se décline pour l’entreprise (SIREN) et pour l’établissement (SIRET).

⇒ Qu’est-ce que le code NAF ? Le code NAF (nomenclature des activités françaises), attribué par l’INSEE, correspond à l’ancienne APE (Activité Principale Exercée, révisée en 2008) pour les entreprises et les établissements. Il devient obligatoire lors d’une embauche de salarié.

Avant toute embauche d’un salarié, il vous faut procéder à la déclaration préalable à l’embauche (anciennement déclaration unique d’embauche (DUE)) auprès de l’URSSAF. Cette déclaration est une obligation : des sanctions, notamment pénales, sont prévues pour l’employeur qui ne la remplit pas.

En remplissant la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur accomplit en même temps les formalités d’embauche suivantes :

  • La déclaration de première embauche dans un établissement
  • La demande d’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale
  • La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail
  • La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire
  • La déclaration des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) sur support papier.

La DPAE est à réaliser auprès de l’URSSAF dont dépend l’établissement qui embauche le salarié (service déclaration d’embauche). Elle peut être faite de façon simple, rapide et sécurisée par voie informatique par échange de formulaire informatisé avec l’URSSAF, via son site Internet (Cerfa n°10563*03). L’employeur peut aussi la réaliser par Internet : https://www.net-entreprises.fr.

La DPAE doit être remplie 8 jours au plus tôt avant l’embauche et ce, jusqu’à la veille du 1er jour de travail.

 

Autres formalités :

  • affiliation au régime d’assurance chômage : dans les deux mois de l’embauche du premier salarié pour la demande (UNEDIC)
  • déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire : avant l’embauche ou au plus tard avant la fin de la période d’essai .

Établi par l’employeur, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail. Le registre doit être conservé dans l’entreprise cinq ans après le départ du salarié. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Tout employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations utilisant le chèque emploi associatif.

Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié :

  • Nom et prénom
  • Nationalité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Emploi
  • Qualification
  • Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  • Type de contrat

Par ailleurs, si le salarié est embauché comme « apprenti », en « contrat de professionnalisation », en « contrat à durée déterminée », comme « travailleur à temps partiel », « travailleur temporaire » ou encore « mis à disposition par un groupement d’employeurs », cette mention doit être portée suivant la situation de ce dernier, ainsi que le nom et l’adresse de la structure tierce (entreprise temporaire, groupement d’employeurs, …).

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique d’embauche.

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre, qui peut être sur papier ou informatique.

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté ; Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter d’une amende d’un montant pouvant aller jusqu’à 3 750 € par salarié concerné.

⇒ Code du travail : Articles L1221-13 à L1221-15

Depuis 2017, l’ancienne visite médicale d’embauche a été remplacée par la visite d’information et de prévention. Il s’agit dorénavant d’un entretien au cours duquel le salarié est interrogé sur son état de santé et est informé sur les risques liés à son activité ainsi que sur les moyens de prévention à mettre en œuvre. La visite est réalisée par un médecin, un interne en médecine ou un infirmier. Elle doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent le début du travail. A l’issue de l’entretien, le médecin établit le dossier médical du salarié qui sera complété après chaque examen ultérieur.

Avant 2017, le salarié devait passer une visite médicale périodique tous les deux ans. Il doit désormais passer une autre visite dans le délai maximal de 5 ans après sa première visite. Ce délai limite est toutefois réduit à trois ans pour les travailleurs handicapés, les travailleurs de nuit et les titulaires d’une pension d’invalidité.

La visite d’information et de prévention doit être réalisée au plus tard avant l’expiration de la période d’essai ; une adhésion au service de médecine du travail le plus proche du lieu de travail de l’association est donc nécessaire. Puis, c’est à l’employeur d’entrer en contact avec le service pour définir une date et une plage horaire de rendez-vous les mieux adaptées à l’emploi du temps.

La visite d’information et de prévention doit être réalisée pendant le temps de travail. La visite a pour but, entre autres, de s’assurer que le salarié est médicalement apte au poste de travail auquel l’association envisage de l’affecter. A l’issue de la visite, le médecin du travail établit une fiche d’aptitude en double exemplaire, l’un pour le salarié et l’autre pour l’employeur qui le conserve.

Enfin, tout salarié doit bénéficier d’un examen par le médecin du travail après :

  • une absence pour cause de maladie professionnelle ;
  • un congé de maternité ;
  • une absence d’au moins trente jours pour cause d’accident du travail, pour cause de maladie ou d’accident non professionnel ;
  • en cas d’absences répétées pour raisons de santé.

Tout salarié peut également bénéficier d’un examen médical à sa demande, et ce sans qu’il puisse être sanctionné par son employeur.

En cas de manquement à l’organisation de visites médicales obligatoires, un employeur est passible d’une amende de 5ème classe (1 500 €). De même, tout salarié qui ne se présente pas à un contrôle médical peut se voir licencié.

Les structures employeurs sont tenues de créer et de tenir à disposition un document unique d’évaluation des risques professionnels qui pèsent sur leurs employés. Il s’agit d’un support papier ou numérique qui expose l’analyse des risques auxquels sont soumis les salariés de l’association. Un inventaire des risques sur les lieux de travail doit donc être réalisé : il doit identifier les dangers potentiels susceptibles de causer un dommage pour la santé, liés à un équipement, à la configuration des locaux, à une méthode de travail, au stockage de certains produits, etc.

Le document unique doit être mis à jour tous les ans ou lors de toute décision d’aménagement important (nouvel équipement, changement de l’organisation du travail, etc.)

♦ Les différentes cotisations :
Prendre contact avec un organisme de retraite complémentaire.

⇒ Portail d’information sur la retraite complémentaire (cadres et non cadres) : www.agirc-arrco.fr

  • Toute association, quelle que soit sa taille, doit participer au financement de la formation professionnelle de ses salariés. Jusqu’au 31 décembre 2018, elle versait une contribution auprès de son OPCA (organisme paritaire collecteur agréé), déterminé par sa branche d’appartenance. Depuis le 1er janvier 2019 et la réforme de la formation professionnelle, les OPCO (Opérateurs de compétences) ont remplacé les OPCA. Ils continueront à collecter les contributions jusqu’au 31 décembre 2020. Ensuite, celles-ci seront prélevées par l’URSSAF et gérées par un nouvel organisme d’État dénommé France compétences.

La contribution est calculée en fonction de la masse salariale annuelle brute soumise à cotisations de sécurité sociale (montant indiqué sur la Déclaration Sociale Nominative). Elle finance :

  • l’alternance
  • le conseil en évolution professionnelle
  • le développement des compétences des salariés des entreprises de moins de 50 salariés
  • le compte personnel de formation (CPF)
  • la formation des demandeurs d’emploi

La convention collective, dont relève votre association, désigne votre OPCO ainsi que le taux de contribution due au titre de la formation professionnelle. En cas de doute sur la couverture de votre objet social par une convention collective, contactez l’Inspection du Travail. Si vous ne relevez d’aucune convention collective, vous êtes libre de choisir votre OPCO.

Dans notre secteur, vous releverez :

♦ Plus spécifiquement dans le secteur musical, consultez également le Guide à l’intention des établissements d’enseignement et de pratique musicale en milieu associatif et son complément dans lequel vous trouverez des exemples de contrats de travail.

Augmentation du SMIC au 1er janvier 2022

Compte tenu de l’augmentation du smic horaire au 1er janvier 2022, le salaire conventionnel du groupe A niveau 1 (animateur-technicien) est en dessous du SMIC. Même si l’employeur doit verser un complément différentiel, pour les petites associations qui utilisent le chèque emploi associatif, la saisie des paies sur le CEA est refusée par l’URSSAF.
  • Réponse d’Héxopée :

    Il est conseillé aux adhérents, dans cette situation, de simplement renseigner le SMIC au CEA ou le net global (incluant l’indemnité SMIC). Il n’y a pas eu de retours d’application dans ce cas.

    Le problème vient du fait que le CEA refuse de faire plusieurs lignes, il n’y en a qu’une (qui indique à priori « toutes primes incluses »). Il est ainsi préférable de déclarer le tout SMIC + primes et d’en aviser en annexe le salarié »

AVENANT n°193 du 12 Avril 2022 de la convention collective nationale ÉCLAT relatif à l’évolution des minimas conventionnels (IDCC 1518)

Au regard de l’évolution importante de l’inflation et du Smic au 1er janvier 2022 et au 1er mai 2022, non prévisible au regard des données publiées lors de la conclusion de l’avenant n°186 du 14 juin 2021 relatif à la négociation salariale annuelle obligatoire, le minima conventionnel au niveau de la Branche se retrouve inférieur au Smic. Face à ce constat, les partenaires sociaux ont souhaité réviser dès à présent ce minima conventionnel dans la mesure où il est primordial à leur égard que les salariés de la Branche qui relèvent du premier groupe de classification bénéficient d’un salaire au-dessus du Smic. Par ailleurs, face à cette évolution du premier coefficient, les partenaires sociaux ont souhaité maintenir une cohérence de l’écart hiérarchique au sein de la grille de classification. C’est dans ce cadre de ces objectifs que les partenaires sociaux ont conclu le présent avenant.

A compter du 1er mai 2022 :

  • La valeur de point 1 (V1) est fixée à 6,61 €.
  • La valeur de point 2 (V2) reste fixée à 6,37€.
Télécharger l’avenant n°193

Remboursement des frais de transport public

Le remboursement des frais de transport est obligatoire dès lors qu’un salarié souscrit un abonnement annuel ou mensuel pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Ceci soulève un questionnement de la part des employeurs des petites écoles de musique. En effet l’association doit rembourser 50% de l’abonnement alors que le salarié travaille 4 heures (2 heures hebdomadaires) dans le mois compte tenu des vacances d’emploi.
  • Réponse d’Héxopée :

    La loi prévoit le remboursement des abonnements de frais de transport public pour les temps partiels des animateurs techniciens et professeurs. Le remboursement de ces abonnements se fait en proratisant le mi-temps, à savoir :

    • le temps plein des professeurs étant à 24h, il faut donc retenir 12h pour le mi-temps
    • le temps plein des animateurs techniciens étant à 26h, , il faut donc retenir 13h pour le mi-temps

    Exemple :

    • coût de l’abonnement mensuel transport en commun : 44,60 €
    • Calcul : (coupon abonnement X 50% x horaire mensuel avec préparation) / heures à prendre en compte pour le mi-temps (12 pour les prof ou 13 pour les AT)
      • animateur technicien : (44,60 € X 50% X 8) /13 = 13,72€
      • professeur : (44,60€ X 50% X 8) /12= 14,86€

Médecine du travail

L’employeur est-il obligé de cotiser à taux plein à la médecine du travail pour les salariés à temps partiel ?

  • Réponse d’Héxopée et de la COFAC :

    Non. La cotisation de l’employeur à un service de santé au travail interentreprises (SSTI) est fixée en fonction du nombre de salariés équivalent temps plein (ETP).

    Cette cotisation pour l’entreprise A correspond à l’opération suivante :

    = [Dépenses engagées par le SSTI par l’année N-1 pour toutes les entreprises souscriptrices] / [somme de salariés ETP de toutes ces entreprises] x [somme des salariés ETP de l’entreprise A]

    En conséquence, chaque employeur cotise pour un salarié en temps partiel à proportion de son temps de travail prévu au contrat rapporté à la durée légale ou conventionnelle.

L’obligation de cotisation à la médecine du travail vaut-elle pour tous les employeurs d’un salarié multi-employeur ?

  • Réponse d’Héxopée et de la COFAC :

    Oui, chacun des employeurs a l’obligation d’assurer le suivi médical du salarié multi-employeur, conformément au contrat de travail. Comme vu ci-haut, chaque employeur cotise à proportion du nombre d’équivalent temps pleins qu’il emploie.

    Il est également possible d’établir une convention multi employeurs avec la médecine du travail afin que la charge financière puisse se répartir entre plusieurs employeurs.

    Ainsi, dès lors que les salariés sont multi-employeurs et que vous avez connaissance de cette situation ainsi que des employeurs concernés (et qu’il s’agisse de poste similaire avec des risques équivalents), vous pourrez recourir à une convention multi employeurs afin de réduire les couts de la visite médicale pour chacun des employeurs.

♦ A voir aussi :

Associations culturelles employeuses : que cache ce phénomène en pleine explosion ?

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